Wat we van je bewaren, en waarom

Wie zijn wij

de Wolf Entertainment, Granaatplein 97, 2332 LG Leiden. KvK 28104942, btw NL001985110B28. Vragen over je gegevens gaan naar info@dewolfentertainment.nl of 06 412 80530. Wij bepalen wat er met deze gegevens gebeurt en zijn daarvoor aanspreekbaar.

Wat we bewaren

Als je een bezoek boekt: je naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en e-mailadres, de datum en tijd, de gekozen act en de prijs. En wat je zelf in het formulier zet: de namen van de kinderen, wat er over ze verteld mag worden, waar de cadeaus staan en eventuele opmerkingen.

Als je een aanvraag doet voor een optreden: je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, plaats, wanneer je ons zoekt en je bericht.

In onze klantenlijst: naam of bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Bij bedrijven ook het KvK-nummer, het btw-nummer en een referentie voor op de factuur. Wie bij ons boekt komt in die lijst te staan.

Op een factuur: de gegevens die daar horen, plus wat er geboekt is en wat het kost.

In ons verzendlogboek: welk bericht wanneer naar welk adres is gegaan, en of dat gelukt is. Zo kunnen we maanden later nog nagaan of je bevestiging echt is verstuurd.

Technisch: om te voorkomen dat iemand onze formulieren honderd keer achter elkaar afvuurt tellen we hoe vaak er vanaf hetzelfde punt wordt geklopt. Je IP-adres zelf slaan we daarvoor niet op: er gaat een onomkeerbare berekening overheen en alleen die uitkomst bewaren we, een dag lang. Verder houden we geen bezoekcijfers bij.

Over de kinderen

Bij een huisbezoek vul je als ouder of verzorger zelf in wat Sinterklaas moet weten: de namen van de kinderen en waar hij ze mee kan verrassen. Die gegevens gebruiken we alleen voor dat ene bezoek. Ze staan bij de boeking, niet in onze mailinglijst, en ze verdwijnen samen met die boeking. Kinderen krijgen nooit zelf post van ons.

Waarvoor we ze gebruiken

• Om het bezoek te kunnen uitvoeren, inclusief de bevestiging, een wijziging en de herinnering vooraf. Dat hoort bij de afspraak die we met je maken.
• Om te factureren en onze boekhouding te doen. Dat moeten we van de wet.
• Om je één keer per jaar te laten weten dat de agenda weer opengaat, als je eerder klant bij ons was. Daar hebben we belang bij en jij meestal ook, en onder elk bericht staat een afmeldlink.
• Om misbruik van de formulieren tegen te gaan en de boel draaiende te houden.

Post van ons, en hoe je die stopzet

Onder elk bericht dat naar meerdere klanten gaat staat een persoonlijke afmeldlink. Eén klik en je staat op onze afmeldlijst; die leggen we vast, zodat je ook bij een volgende ronde wordt overgeslagen. Een mailtje naar info@dewolfentertainment.nl werkt net zo goed, dan doen wij het voor je. Boek je daarna toch weer een keer, dan krijg je natuurlijk gewoon de bevestiging en de herinnering van dát bezoek: dat is geen reclame maar je afspraak.

Iedereen krijgt zijn eigen bericht. We zetten nooit meerdere klanten samen in één mail, dus je adres is voor andere ontvangers niet te zien.

Wie het verder ziet

Binnen De Wolf Entertainment alleen de mensen die je bezoek regelen. Verder werken wij met een paar leveranciers die de techniek verzorgen. Zij mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken. De letters op deze site staan op ons eigen domein, dus daarvoor gaat er niets naar een ander.

• Supabase voor de database en de afhandeling van boekingen. De servers staan in Frankfurt, binnen de Europese Unie.
• Netlify voor het tonen van deze website.
• Cloudflare voor de beveiliging van het verkeer.
• Strato voor onze e-mail.
• Openrouteservice voor de reistijd tussen twee bezoeken. Daarvoor gaat het adres van de boeking naar die dienst, zodat wij weten of Sinterklaas het op tijd redt.

We verkopen je gegevens niet en we geven ze niet door voor reclame van anderen. Aan de Belastingdienst of een andere instantie geven we alleen wat we wettelijk moeten geven.

Hoe lang we ze houden

• Facturen en wat daarbij hoort: zeven jaar. Die termijn schrijft de Belastingdienst voor.
• Boekingen: zolang we ze voor onze administratie nodig hebben. De gegevens over de kinderen hebben we na het bezoek niet meer nodig.
• De klantenlijst: tot je je afmeldt of ons vraagt je te verwijderen. Horen we vijf jaar niets meer van je, dan halen we je er zelf uit.
• De afmeldlijst: die houden we juist wel. Anders zouden we je bij een volgende ronde opnieuw aanschrijven.
• De tellers achter de formulieren: die worden elke nacht opgeruimd zodra ze een dag oud zijn.

Cookies

Deze site zet geen volgcookies en geen advertentiecookies, en we meten geen bezoekersaantallen. Kies je licht of donker, dan onthoudt je eigen browser die voorkeur; die blijft op je apparaat en komt niet bij ons terecht. Alleen in het afgeschermde beheerscherm wordt een inlogsessie bewaard, en dat scherm is niet voor bezoekers.

Hoe we ze beveiligen

Al het verkeer met deze site gaat versleuteld. Bij de gegevens kan alleen wie een eigen beheerdersaccount met wachtwoord heeft, en dat zijn er maar een paar. Wijzigingen in boekingen worden vastgelegd met wie ze heeft gedaan, en er wordt elke nacht een reservekopie gemaakt.

Wat je kunt vragen

Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren of laten verwijderen, bezwaar maken tegen het gebruik ervan, of vragen om een kopie in een bestand dat je kunt meenemen. Eén mailtje naar info@dewolfentertainment.nl is genoeg. We reageren binnen een maand, meestal een stuk eerder. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde geven, kunnen we een enkele keer om een bevestiging vragen dat jij het echt bent.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk liever eerst zelf.